Central de ajuda
Manual do Administrador — Painel da Empresa (system.albatelecom.com.br)
1. Entrar no painel
- Entre com o e-mail e a senha de operador.
- Esqueceu a senha? Outro operador admin redefine em Configurações; sem outro admin, o suporte técnico redefine pelo servidor.
| Papel | O que pode |
|---|
| admin | tudo (inclusive criar operadores e gateways) |
| financeiro | pagamentos, planos, espaço extra, regras de cobrança |
| suporte | ver clínicas, criar acessos, ligar/desligar acesso |
2. Primeiro acesso (ordem recomendada)
- Configurações → Planos: defina os preços reais (vêm de fábrica com R$ 0,00). Pode criar planos novos.
- Configurações → Regras de cobrança: carência, corte automático etc.
- Configurações → Operadores: cadastre as pessoas da sua equipe.
- Painel → Nova clínica: cadastre a primeira clínica cliente.
3. Cadastrar uma clínica cliente
- No painel, clique em Nova clínica.
- Preencha nome, CNPJ (opcional), tipo (médica ou odontológica — odontológica liga o odontograma) e o plano.
- A clínica nasce com a assinatura criada e o acesso ligado.
Na lista de clínicas, a coluna Tipo mostra a área de cada uma (🩺 Médica ou 🦷 Odontológica); o detalhe da clínica repete no cabeçalho. O logotipo (topo, documentos e agenda pública) é configurado pela própria clínica em Configurações → Identidade visual, não aqui no painel.
4. Criar os acessos da clínica (logins) — importante
A clínica não cria os próprios logins: a sua equipe cria e entrega.
- No painel, clique na clínica para abrir o detalhe.
- Na seção Usuários da clínica (acessos): nome, e-mail (será o login), senha inicial e papel.
- Profissional (médico/dentista) exige CRM/CRO — é quem acessa prontuário e odontograma.
- Recepção agenda e cadastra pacientes (não vê prontuário).
- Admin da clínica vê métricas e conecta o WhatsApp.
- Clique em Criar acesso e entregue o e-mail e a senha à pessoa.
- Avise que o acesso dela é em consultorioatend.albatelecom.com.br.
Na mesma seção dá para redefinir a senha e desligar/ligar o login de uma pessoa.
5. Cobrança
- Registrar pagamento (manual): no detalhe da clínica → valor e método. O vencimento avança sozinho.
- Mudar plano / vender espaço extra: no mesmo detalhe.
- Inadimplência: as regras em Configurações controlam carência e corte.
- Desligar acesso (botão no topo do detalhe): suspende a clínica toda. Religar é o mesmo botão.
6. WhatsApp da clínica (quando a integração estiver ativa)
No detalhe da clínica, seção WhatsApp: gere o QR e peça para a clínica escanear em WhatsApp → Aparelhos conectados. Cada clínica conecta o próprio número.
7. Auditoria e segurança
- Toda ação administrativa fica registrada (quem fez, o quê e quando).
- Transparência com a clínica: as ações do operador sobre uma clínica (criar/ajustar usuários, redefinir senha, cadastro da clínica) aparecem também na tela de Auditoria do administrador daquela clínica, marcadas como plataforma. A clínica só vê o que é dela.
- Cada clínica só enxerga os próprios dados (isolamento no banco).
- Backups automáticos diários: local (02:30) e cópia criptografada no Google Drive (03:15).
8. Integrações (Área de API) (só operador admin)
No menu 🔌 Integrações você liga e ajusta os serviços externos do sistema sem mexer no servidor. As alterações valem na hora (não precisa reiniciar nada).
- WhatsApp (Evolution): URL e chave da API de mensagens.
- IA conversacional (Ollama): base, chave e modelo do robô de atendimento/triagem (ex.:
kimi-k2.6). Como é compatível com o padrão OpenAI, dá para apontar para outro provedor só trocando base/chave/modelo.
- Transcrição de áudio (Whisper): chave, endpoint e modelo. Ex. com a Groq: chave
gsk_…, endpoint https://api.groq.com/openai/v1/audio/transcriptions, modelo whisper-large-v3.
- E-mail (SMTP): servidor, porta, usuário, senha e remetente — usado pelo “Esqueci minha senha” das clínicas.
Como usar: preencha os campos do bloco, clique em Testar (confirma a conexão na hora) e em Salvar alterações.
- Segurança: os segredos ficam cifrados e nunca são exibidos — um campo de chave/senha aparece em branco; preencha-o só quando quiser trocar o valor. Deixar em branco e salvar não altera nada.
- Voltar ao padrão: o link “padrão” ao lado do campo descarta o valor salvo e volta ao ajuste de fábrica do servidor.
- Toda alteração fica registrada na auditoria (sem expor o valor secreto).
9. Problemas comuns
| Sintoma | Causa provável / solução |
|---|
| Clínica não consegue logar | Acesso da clínica ou do usuário desligado? Senha errada? Redefina no detalhe da clínica. |
| "Já existe um usuário com esse e-mail" | O e-mail é o login no sistema todo. Use outro e-mail. |
| Profissional não vê prontuário | O papel dele precisa ser Profissional, não recepção. |
| Tela de WhatsApp "não configurado" | Ative a Evolution API em 🔌 Integrações → WhatsApp (URL e chave) e clique em Testar. |
| Transcrição do prontuário "não ativada" | Falta a chave em 🔌 Integrações → Transcrição (ex.: Groq whisper-large-v3). |
| "Esqueci minha senha" não chega no e-mail | Confira o 🔌 Integrações → E-mail (SMTP) e use o botão Testar. Verifique também a caixa de spam do destinatário. |
Manual da Clínica — o que o seu cliente vê (consultorioatend.albatelecom.com.br)
1. Entrar
- O cliente entra com o e-mail e a senha que a sua equipe entregou.
- Papéis: Recepção (agenda/pacientes), Profissional (+ prontuário/odontograma), Admin da clínica (+ métricas/WhatsApp).
2. Agenda
- Agendar: profissional + dia → horários livres → paciente → confirmar.
- Status: agendado → confirmado → compareceu / faltou (alimenta as métricas).
- Remarcação com histórico, bloqueios de período e disponibilidade por profissional.
3. Pacientes e convênios
Cadastro com busca por nome; telefone importa para o WhatsApp; convênios da clínica e do paciente.
4. Prontuário (só profissional)
Pré-atendimento, evolução, prescrição, retorno; ditado por voz; transcrição por IA (quando ativa); anexos; tudo auditado.
5. Odontograma (odontológicas)
Mapa dos dentes com desenho realista, colorido por estado; alterna entre dentição adulta e infantil (dentes de leite); procedimentos por dente, radiografias anexadas ao procedimento, histórico por dente.
6. Métricas, WhatsApp e boas práticas
- Métricas (admin da clínica): comparecimentos, faltas, convênios, procedimentos.
- WhatsApp: conectar o número via QR; confirmação automática de consultas.
- Boas práticas: login individual, sair em computadores compartilhados, telefones atualizados.
7. Módulos de gestão e relacionamento
- Documentos: modelos de receita/atestado/contrato/termo com variáveis, emissão em PDF pelo navegador.
- Estoque: produtos com validade e estoque mínimo, entradas/saídas, alertas de baixo e vencendo.
- Gestão: relatório do período (por profissional/convênio/procedimento) com exportação CSV; guias de convênio com status.
- CRM: pacientes inativos, retornos a vencer e funil de oportunidades (kanban).
- Orçamentos e recebimentos: orçamento criado na ficha do paciente com itens por dente (odontológico) ou gerais; após aprovar, recebimentos parciais por forma de pagamento (a recepção também recebe), com contas a receber e relatórios no Financeiro (geral e por profissional). Formas de pagamento configuráveis em Financeiro → Configurações. Link de pagamento (Mercado Pago/PIX/Stripe) opcional.
- Agenda pública: feriados, fila de espera e link de agendamento 24/7 sem login (token por clínica, protegido por limite anti-spam).
- Auditoria (só o admin da clínica): trilha de quem fez o quê e quando — ações financeiras (recebimentos, estornos, lançamentos), orçamentos, pacientes, agenda (cancelar/faltar/remarcar) e acessos a prontuário (LGPD). Inclui as ações da plataforma na clínica (etiqueta plataforma). Filtros por período, quem, ação, recurso e origem.
Abrir o manual completo que a clínica acessa →